Bạn đang cần chuyển dữ liệu từ Word sang Excel mà không muốn mất thời gian chỉnh sửa định dạng lại từ đầu? Việc sao chép dữ liệu giữa hai phần mềm này đôi khi gây ra lỗi định dạng, khiến bảng biểu, font chữ bị lệch lạc. Đừng lo, bài viết này trên gamethu.org sẽ hướng dẫn bạn 3 cách chuyển đổi Word sang Excel giữ nguyên định dạng cực kỳ đơn giản và hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Cách copy, chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng
I. Chuyển Đổi Qua Định Dạng Plain Text
Phương pháp này tận dụng định dạng trung gian Plain Text để đảm bảo dữ liệu được chuyển sang Excel một cách chính xác.
1. Tóm Tắt Cách Thực Hiện
- Lưu file Word dưới dạng Plain Text (Unicode UTF-8).
- Mở Excel và nhập dữ liệu từ file Plain Text vừa lưu.
- Chọn định dạng “Delimited” và “Tab” trong quá trình nhập liệu.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết
- Trong Word: Vào File > Save As > Browse. Tại Save as type, chọn Plain Text. Trong hộp thoại File Conversion, chọn Other encoding và Unicode (UTF-8) rồi nhấn OK.
- Trong Excel: Vào Data > From Text. Chọn file Plain Text vừa lưu và nhấn Import. Chọn Delimited, sau đó Next. Tích chọn Tab rồi Next. Chọn định dạng dữ liệu General và nhấn Finish. Cuối cùng, chọn Existing worksheet (hoặc New worksheet nếu muốn tạo sheet mới) và nhấn OK.
Nhấn chọn mục File
II. Sử Dụng Paste Special – Nhanh Chóng và Tiện Lợi
Đây là cách nhanh nhất để chuyển dữ liệu từ Word sang Excel mà vẫn giữ được định dạng.
1. Tóm Tắt Cách Thực Hiện
- Sao chép dữ liệu cần chuyển trong Word.
- Trong Excel, click chuột phải vào ô muốn dán và chọn Paste Special.
- Chọn định dạng HTML và nhấn OK.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết
- Sao chép nội dung trong Word.
- Mở Excel, click chuột phải tại vị trí cần dán và chọn Paste Special.
- Chọn HTML và nhấn OK. Nếu dữ liệu là bảng, bạn có thể cần điều chỉnh lại kích thước bảng sau khi dán.
Click chuột phải chọn Paste Special.
III. Công Cụ Chuyển Đổi Trực Tuyến – Giải Pháp Cho Mọi Tình Huống
Nếu hai cách trên không đáp ứng được nhu cầu của bạn, hãy thử các công cụ chuyển đổi trực tuyến.
1. Smallpdf.com
Chuyển đổi Word sang PDF, sau đó chuyển PDF sang Excel. Cách này giúp giữ nguyên định dạng tốt hơn, đặc biệt là với các tài liệu phức tạp.
- Word sang PDF: Truy cập Smallpdf.com, chọn Word sang PDF, tải lên file Word và tải xuống file PDF.
- PDF sang Excel: Trên Smallpdf.com, chọn PDF sang Excel, tải lên file PDF vừa tạo và tải xuống file Excel.
Nhấn chọn vào mục Word sang PDF.
2. Convertio.co
Convertio.co là một công cụ chuyển đổi trực tuyến khác hỗ trợ chuyển đổi trực tiếp từ Word sang Excel. Lưu ý, dữ liệu tiếng Việt trong file Word nên ở dạng không dấu để tránh lỗi font chữ.
- Truy cập Convertio.co, chọn Chọn tập tin, tải lên file Word.
- Nhấn Chuyển đổi và sau khi hoàn tất, nhấn Tải về để tải file Excel.
Nhấn chọn vào mục Chọn tập tin
Trên đây là 3 cách chuyển đổi Word sang Excel giữ nguyên định dạng. Hy vọng bài viết này hữu ích cho bạn. Đừng quên chia sẻ kinh nghiệm của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé!
