Bạn là một Project Manager đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án hiệu quả? Hay bạn là thành viên trong một dự án và muốn nắm bắt tiến độ công việc một cách chuyên nghiệp? Microsoft Project chính là giải pháp dành cho bạn! Bài viết này trên gamethu.org sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về Microsoft Project, từ định nghĩa, mục đích, đối tượng sử dụng, các gói dịch vụ, cách sử dụng, đến yêu cầu cấu hình hệ thống.
Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án phổ biến, đặc biệt hữu ích cho dân văn phòng. Vậy chính xác thì Microsoft Project là gì và nó có thể giúp gì cho công việc của bạn? Hãy cùng gamethu.org khám phá nhé!
I. Microsoft Project là gì?
1. Định nghĩa Microsoft Project
Microsoft Project là một ứng dụng quản lý dự án mạnh mẽ được phát triển bởi Microsoft. Phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý dự án từ A đến Z, bao gồm lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ và khối lượng công việc, xác định và sắp xếp các công việc cụ thể, ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết.
Giao diện Microsoft Project
2. Mục đích sử dụng Microsoft Project
Microsoft Project được sử dụng để:
- Lập kế hoạch và quản lý dự án một cách khoa học.
- Lên lịch trình công việc và theo dõi tiến độ thực hiện.
- Quản lý ngân sách và chi phí dự án.
- Linh hoạt điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế.
- Lập kế hoạch dự phòng cho các tình huống bất ngờ.
- Đánh giá khách quan dự án và chuẩn bị cho mọi tình huống.
- Đánh giá khả năng tài chính của dự án.
- Quản lý công việc theo nhóm và theo đội.
- Phát hiện sai sót và rút kinh nghiệm cho các dự án tiếp theo.
Lập kế hoạch với MS ProjectMS Project hỗ trợ lập kế hoạch dự án
3. Ai nên sử dụng Microsoft Project?
Microsoft Project phù hợp với:
- Các doanh nghiệp đang triển khai dự án.
- Project Manager và thành viên trong nhóm muốn quản lý dự án chuyên nghiệp.
- Phòng PMO (Project Management Office).
- Chuyên viên hoạch định dự án.
- Nhân sự phụ trách lên tiến độ dự án.
4. Cơ sở dữ liệu của Microsoft Project
Microsoft Project lưu trữ toàn bộ thông tin dự án trong cơ sở dữ liệu riêng, sử dụng chúng để lập kế hoạch, tính toán, lên lịch trình, chi phí và các yếu tố khác. Càng nhiều thông tin chi tiết được cung cấp, kế hoạch càng chính xác. Phần mềm sẽ tính toán và hiển thị kết quả ngay lập tức dựa trên các thông tin quan trọng như thời gian hoàn thành công việc hoặc thời gian dự kiến hoàn thành dự án. Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng các trường (field) đại diện cho các loại thông tin khác nhau như tên công việc, thời gian, v.v.
II. Các gói dịch vụ của Microsoft Project
Hiện tại, Microsoft cung cấp 3 gói dịch vụ Project:
- Project Plan 1: Cung cấp các chức năng quản lý dự án cơ bản trực tuyến, cho phép làm việc linh hoạt với các dạng xem lưới, bảng hoặc đường thời gian (Gantt).
- Project Plan 3: Bao gồm tất cả tính năng của Plan 1 và nhiều tính năng nâng cao khác, giúp quản lý dự án, tài nguyên và nhóm một cách khoa học. Gói này bao gồm Project cho web, Project Online và ứng dụng khách Project Online trên máy tính.
- Project Plan 5: Bao gồm tất cả tính năng của Plan 1 và Plan 3, cho phép các tổ chức ưu tiên đầu tư danh mục dự án và mang lại giá trị kinh doanh dự kiến.
Gói Dịch Vụ | Giá (VNĐ/Người) |
---|---|
Project Plan 1 | 230.000 |
Project Plan 3 | 690.000 |
Project Plan 5 | 1.265.000 |
III. 7 bước quản lý dự án với Microsoft Project
- Chuẩn bị thông tin: Thu thập đầy đủ thông tin dự án như tên, mục tiêu, thành viên, công ty, v.v.
- Thiết lập thông tin: Dựa trên thông tin đã có, xác định thời gian, lịch trình, kế hoạch làm việc.
- Khai báo tài nguyên: Liệt kê tất cả nguồn lực sẽ được sử dụng cho dự án.
- Lập dự án: Nhập số liệu, theo dõi tiến độ từng hạng mục, cập nhật và chỉnh sửa thông qua các bảng (table).
- Cập nhật tiến độ: Cập nhật thường xuyên khối lượng công việc đã hoàn thành, thời gian thực tế, thời điểm bắt đầu và kết thúc.
- Xác định đường găng (critical path): Đường găng cho biết tiến độ tổng quan của dự án từ đầu đến cuối.
- In biểu đồ và lập báo cáo: Microsoft Project cung cấp nhiều mẫu báo cáo với khả năng tổng hợp và in ấn tự động.
Định nghĩa Microsoft ProjectMicrosoft Project – Công cụ quản lý dự án hiệu quả
IV. Yêu cầu cấu hình hệ thống
- Bộ xử lý: 1GHz hoặc cao hơn, hỗ trợ 32-bit và 64-bit với SSE2.
- Hệ điều hành: Windows 7, 8, 10, Windows Server 2008 R2, 2012, 2012 R2.
- RAM: Tối thiểu 1GB (32-bit) hoặc 2GB (64-bit).
- Ổ cứng: Tối thiểu 3GB trống.
- Độ phân giải màn hình: 1024×768.
- Kết nối Internet: Để sử dụng các tính năng trực tuyến.
Trên đây là những thông tin cơ bản về Microsoft Project. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn trong việc tìm hiểu và sử dụng công cụ quản lý dự án mạnh mẽ này. Hãy chia sẻ bài viết nếu bạn thấy nó thú vị nhé!